ChatGPT에게 질문 요청하기, 업무 연락, 보고서 검토, 파일 버전 관리

 

김철수, <챗GPT로 기획 분석 보고>, 위키분석.을 읽으며 정리한 내용!

ChatGPT에게 질문 요청하기

 

팀장이 갑자기 팀 워크숍을 가자면서 내게 계획을 짜라고 한다. 나는 팀장에게 무엇을 물어봐야 하나?

 

→ 열린 질문
→ 구체적인 닫힌 질문도 제시함

 

 

무슨 질문을 가장 먼저 해야 하니?

 

○ 요즘 사람들은 '요요요'를 물어본다는데... 

※ 왜요? 이걸요? 제가요?는 결국 배경과 목적과 기대효과임

● 배경 : 

- 그 문제가 얼마나 중요하고 긴급한지,

- 상사가 풀고자 하는 문제가 무엇인지,

- 그 문제를 어떻게 해결하기를 원하는지,

- 고려하거나 참고해야 할 것이 무엇인지

 

◎ 보고서에는 아래와 같은 것들이 포함된다.

사업기획서	방안 보고서	제안서
추진 배경	배경 및 문제	배경과 목적
환경분석	핵심 원인	현황과 문제점
사업기회	해결 방안	환경분석
추진전략	세부 계획	핵심성공요인
세부계획	기대효과	추진전략
기대효과	향후 조치	기대효과

 

◎ 위임전결

- 위임전결에서 중요한 것은 위임 대상이자 전결 대상은 오직 부서장이라는 것

- 부서원은 위임 대상이 될 수 없고 전결 대상도 될 수 없음

- 조직도는 회사의 공식적인 지시보고 체계임

• 위임전결 규정으로 부서장이 가지는 실질적인 권한은 독점권과 보고권, 정보권, 자원권★임
• 정보권을 만드는 것이 바로 독점권과 보고권

- 말단 부서가 팀이라고 했을 떄 팀장이 팀원에게 위임하고 전결할 수 있게 할 수 있을까? 불가능!

- 팀장이 팀원에게 결정권을 주는 것 자체가 회사 규정으로 불가함

- 팀장이 휴가를 가면 팀의 가장 선임이 대신 팀장 역할을 하고 결재하는 것 불가.
  팀장의 직속 부서장이 그 결재를 대신해야 함

 

 

ChatGPT와 업무 연락하기

 

◎ RACI 차트 : 업무의 이해관계자를 찾을  때

• 업무를 하는 책임자 Responsible
• 업무의 승인이나 반려 등의 의사결정을 하는 최종 책임자 Accountable
• 업무 수행에 필요한 산출물이나 조언, 도움을 주는 협의자  Consulted
• 업무 결과나 산출물을 받아야 하는 통보자 Informed

○○○ 대리가 XX 개발 관련 업무를 맡았다. RACI 차트를 만들어 줘

 

◎ 이메일 참조 어디까지?

- 협업하며 다른 팀에 자료 요청할 때 우리 팀과 상대 팀의 팀장을 참조에 넣어야 하는지 고민

- 기본적으로 상대 팀에 있는 자료를 그냥 받기만 하는 요청은 팀장을 참조에 넣지 않아도 됨

- 상대 팀에서 자료를 찾는 데 수고가 들거나 가공이나 정리를 해야 한다면 그 일은 자료 요청하는 팀이 맡아야 함

★ 요청 시간과 시한에 규칙이 있어야 함

◎ ARCS 방법  : 급한 자료 요청 메일을 쓸 때

• 요청 업무에 대한 관심과 호기심을 불러일으키고 Attention
• 요청하는 업무의 적임자가 그 사람임을 알려주고 Relevance
• 요청 업무에 대해 지원해 줄 수 있는 사항을 얘기하고  Confidence
• 일을 마쳤을 때 얻을 수 있는 성과를 강조 Satisfaction

 

ChatGPT로 자료 요청 메일 작성하기

 

○ 팀 간, 회사 간 메일은 공식 문서라서 형식과 내용 다듬어져야 함.

→ ChatGPT에게 메일 쓰기를 요청

ChatGPT로 업무 메일 써보기

 

▲ 연습했는데, 위처럼 '업무용' 메일이라기에는 서두에 너무 쓸데 없는 표현이 많은 것 같았음.

'공식으로 요청하는' 등으로 질문을 바꿔봤는데, 계속 이렇게 나와서 연습 필요함!

 

◎ 메일 제목 : 말머리 사용

- 상대가 해야할 것을 말머리로 적기

예시) [오류 확인 요청], [검토 요청], [출강 요청]

- 말머리 대신 제목 뒤에 괄호 안에 넣는 것도 괜찮음

- 예시) 챗GPT 원고 송부(검토 요망)

 

 

◎ 메일 서두에 소속, 용건 분명히 밝히기

• 소속 밝히고 → '최근 6개월 동안의 예상 매출 관련 자료를 요청하려고 연락드립니다'

◎ 상대가 주어야 할 정확한 정보를 제시

◎ 기한과 전달 방식을 제시

 

★ 파일 버전 관리하기

최최종.hwp, final_final_final_real_final.xlsx은 좋지 않은 방식

v0.1, v0.11, v0.2.1  등

• v0.1 : 작성 시작을 의미, 파일을 만들어 처음 저장할 때 버전 → v0.2 계속 작성 중
• v1.0 : 초안 또는 최초 보고 - 상사나 고객에게 처음 보고할 때
• v1.1, v1.2, v1.3 : 최초 보고 후 수정 보완되고 있는 버전
• v2.0 : 두 번째로 보고할 때

→ 버전 체계를 잘 활용하면 파일명의 버전만 봐도 이 보고서가 반려를 몇 번 당했는지, 몇 번 보고했는지 알 수 있음

→ 보고서의 버전을 엑셀에 기록해서 분석하면 : 보고서 잘 쓰는지 못 쓰는지 추세/경향 알 수 있음

엑셀 시트 A열과 B열의 상관계수를 구하는 방법을 알려줘.

 

 

ChatGPT와 보고 논리

 

 

• 비즈니스 : 문제해결 과정
• 무언가 기획하기 전에는 항상 문제가 있어야 함
• 비즈니스의 제약 : 돈, 사람, 시간 - 항상 없는 3가지
• 목적의식 : 왜요? 그거 왜 하는 거죠?
• 보고서 첫 목차 → '배경 및 목적'
• 조사를 하면 문제점이 나옴
  • 문제 vs 문제점
    • 문제 : 우리가 해결해야 할 현상
    • 문제점 : 문제를 일으키는 요인
• 분석 : 원인을 분석해서 보고할 때는 꼭 이유도 같이 보고해야 함
  • 원인 vs 이유
    • 원인 : 사물이나 현상에 사용하는 표현
    • 이유 : 사람에게 사용
      - 책임자를 탓해야 하는지, 조직을 바꿔야 하는지 등 이유에 관한 대책을 세워야 함
• 해결안 도출 : 전략과 방안
  • → 구체화 : 전략과제, 실행과제, 당면과제, 장기과제
• 업무 평가 : 실적과 성과 → 기대 효과

 

비즈니스 사이클 도식(p211~)

※ Why so 비즈니스 논리 : 근거는 무엇인지 찾는 논리
※ So what 비즈니스 논리 : 결론에 대한 논리

 

비즈니스 사이클과 논리 구조

 

◎ 논리적 기획이란?

~~~에 대해 8D 리포트를 써줘

★ 보고서에 쓰는 모든 문장 : 주장이거나 판단이거나 사실이거나 자료임

~~에서 사실인 것을 찾아줘. ~~에서 판단인 것을 찾아줘.

→ 기사로 연습해 보았음

 

ChatGPT와 보고서 검토

◎ 보고와 예상 질문

• 수주 확률을 높이는 것 : 심사위원의 질문에 대답 잘하는 것
• 대답을 잘하기 위해서는 심사위원의 질문을 예상해야 함

다음과 같은 데이터를 상사에게 보고해야 한다. 상사의 예상 질문을 10개 알려 줘.

참고) 엑셀에서 선형 회귀식 구하는 방법

분산 차트 + 추세선 → "수식을 차트에 표시" 선택

상사가 내 주장을 받아들일지 말지 결정하는 요인을 10개 알려줘.

 

비즈니스의 9할은 타이밍!